De meerwaarde van een Informatiemanagement (IM) afdeling wordt niet altijd gezien. Veelal is er een business manager of functionaris die 'het er even bij doet'. En dan veelal alleen voor zijn/haar* eigen domein. Een goede, liefst centrale, aanpak van Inforrmatiemanagement schept helderheid en maakt de organisatie van informatievoorziening overzichtelijk en beter bestuurbaar.
Het sluipt er vaak langzaam in; organisaties werken met informatiesystemen (boekhouding, klant- en productafname registraties) en dit veelal zonder noemenswaardige problemen. De gebruikers kennen de systemen, weten de weg en hebben misschien de systemen niet eens zo direct nodig om te weten hoe de vlag erbij hangt; de kennis en informatie zit bij de mensen als het ware in het hoofd. Gaandeweg verandert de organisatie. Functionarissen vertrekken, de organisatie groeit, er komen systemen bij, er vinden overnames plaats, reorganisaties. Ineens ontstaat het gevoel dat men stuurloos is omdat er in korte tijd veel veranderd is. Dit kan een proces van vele jaren zijn, maar kan ook veel sneller optreden. Organisaties die al wat groter en complexer georganiseerd zijn werken in silo's en hebben hun eigen aanpak om hun business-line te besturen en te voorzien van adequate (management-)informatie. Functies worden dubbel uitgevoerd, er is een wirwar aan applicaties, aanpakken en afspraken met leveranciers. Processen zijn niet op elkaar afgestemd en budgetten lopen uit de pas.
Zeker wanneer de situatie ontstaat dat er meer behoefte is naar een integraal beeld t.a.v. de primaire processen (klanten, financiën, producten, etc.), of wanneer wet- en regelgeving erom verlangt, ontstaan problemen. Welke gegevens staan waar en wat is de betekenis ervan? Wat is de lifecycle van het systeem waar ik informatie uit put en welke (achterstallig) onderhoud moet worden verricht? Wie is de eigenaar van informatie die samengevoegd is (en dus de verantwoordelijke). Vragen die de hedendaagse business manager regelmatig op zijn bordje krijgt maar waarvan het maar de vraag is of het eenvoudig en eenduidig beantwoord kan worden.
Een centrale aanpak is aan te bevelen. Niet dat dit gelijk alle problemen uit de wereld zal helpen, maar het maakt het wel inzichtelijker. Op één plaats in de organisatie inventariseren, beoordelen, besluiten en organiseren van (verander-)processen t.a.v. de informatievoorziening werkt in de meeste gevallen beter dan wanneer alle business lines of afdelingen dit voor zich doen, zonder enige vorm van afstemming of communicatie. Zeker in de meer complexe organisaties (denk aan multinationals of aan fusie-organisaties) komt het regelmatig voor dat er eilanden zijn die zelf invloed willen houden op dergelijke beslissingen, zonder dat men direct rekening houdt met het bedrijfsbelang.
Wanneer men meer grip wil houden en een duidelijke strategie/visie heeft op de informatievoorzienings-huishouding kan overwogen worden een Informatiemanagement afdeling in te richten. Deze afdeling dient direct toegang te hebben tot op beslisniveau in de organisatie en moet het overzicht hebben/krijgen van de relevante zaken die van invloed zijn op een succesvolle bedrijfsvoering. Voorts dient er business-kennis vertegenwoordigd te zijn binnen een IM-afdeling en is een brede kennis van ICT wenselijk. Voor de inrichting van een dergelijke afdeling kan teruggevallen worden op procesmodellen zoals BiSL deze voert, hetgeen het totale spectrum beheerst van strategisch, tactisch en operationeel informatiemanagement.
Heeft u uw informatievoorziening goed georganiseerd?
