Hoe start ik een BIP traject?

Binnen het terrein Informatiemanagement zien we dat organisaties aandacht besteden aan Business Information Planning (BIP); wat is de huidige en gewenste toekomstige informatiebehoefte voor de organisatie? Veel organisaties worstelen echter nog met een goede aanpak voor BIP. Het voorbereiden, opstellen en uitvoeren van een BIP-traject vergt bepaalde expertise en vaardigheden om dit tot een succes te laten worden. 

Er zijn een aantal partijen die hierin ondersteuning bieden. Grofweg hanteren zij de volgende procedure/roadmap:

1. Opstart & Analyse 
2. Strategisch draagvlak
3. Communicatie
4. Uitvoering
5. Manage/control & evaluatie 

Opstart & Analyse
Dit is de verkenningsfase en de fase waarin vastgesteld wordt waar de organisatie staat t.a.v. Informatieplanning en waar de organisatie op termijn wil staan. Ook dienen de belangrijkste stakeholders benoemd te worden die een beslissende en of ondersteunende rol (zullen gaan) vervullen in het BIP-traject. Uitgangspunt is o.a. het strategisch kader van de organisatie. Een SWOT-analyse kan aanvullend uitgevoerd worden. 


Strategisch draagvlak
In deze fase worden de verschillende scenario’s (lange en korte termijn) uitvoerig besproken en wordt afgewogen en besloten welk scenario gekozen wordt. Het is van belang dat er op C-level duidelijk is wat de richting is en dat hier volledig committent voor is.

Communicate

Deze fase zorgt ervoor dat alle betrokken partijen in de organisatie hetzelfde beeld hebben/krijgen t.a.v. het huidige en toekomstige IM landschap. Het is van groot belang dat iedereen weet wat de achterliggende redenen zijn waarom verandertrajecten in gang gezet worden en wat de gevraagde bijdrage hierin is. Zo kan men zich identificeren en zal het gezamenlijke doel eerder behaald worden. 

Uitvoering

Deze fase zorgt voor de daadwerkelijke implementatie van de gekozen verandertrajecten. Er wordt een projecten- / programma-plan opgesteld, welke onder aansturing van IM uitgevoerd zal worden. Gedurende de implementatiefase zal moeten blijken of het gekozen scenario de juiste is geweest. Dit zal op regelmatige basis getoetst moeten worden a.d.h.v. de criteria die in de eerdere fasen zijn verkregen. 

Manage/control & evaluatie

Tijdens de implementatie dient erop toegezien worden dat de basis afspraken nageleefd worden en dat de uitvoering in lijn is met het eerdere commitment. Na iedere uitvoeringsfase/implementatie volgt een evaluatie. Zijn de vooraf gestelde doelen behaald? Zo niet: Wat is hier de reden voor? Wat zijn de vervolgstappen? Moeten we de cyclus (gedeeltelijk) opnieuw doorlopen?