Informatiemanagement, scenario’s en requirements

Investeren doet begeren!

Veel gehoorde klacht is dat (IT) projecten vaak niet (voldoende) slagen in hun doelstelling. Tijdens projecten blijkt dat requirements niet juist of onvolledig zijn, soms blijkt dit zelfs pas na de oplevering bij de implementatie van het systeem. Het gevolg is onvoldoende acceptatie van de gebruikers van de nieuwe toepassing, waarbij veel energie gestopt moet worden in re-work en het alsnog aankoppelen van de gebruikersorganisatie.

Requirements management beoogt een nieuwe aanpak te zijn waarbij al in een vroeg stadium van een (beoogd) project heel nauwkeurig wordt vastgesteld waarom een (verander-)project gestart wordt en wat dit bijdraagt aan de bedrijfsdoelstelling. Daar waar de organisatie roept om bijvoorbeeld een CRM-toepassing (“Dit systeem heeft onze concurrentie ook, dus wij hebben het ook nodig”), zal informatiemanagement (IM) bij de vaststelling of een dergelijke applicatie aangeschaft moet worden eerst samen met de business terug moeten naar de vraag:  “Wat is het probleem  en wat is er voor nodig om dit probleem op te lossen?”

Het vroegtijdig kanaliseren van dergelijke behoeften leidt regelmatig tot onbegrip. De gebruikersorganisatie verwijt IM niet te snappen waar de uitdagingen van de business liggen en de business wordt verweten te snel te denken in oplossingen.

Gezamenlijk investeren in het leren begrijpen waar knelpunten in de organisatie zijn en welke oplossingen nu en in de toekomst mogelijk zijn is een taak van de business en IT samen. De informatiemanager zal hier vanuit een regiefunctie middenin staan. Scenario’s uitwerken hoe  de informatievoorziening er in de toekomst er mogelijk uit zal komen te zien en welke bijdrage dit zal hebben t.a.v. de belangrijkste processen (verdienmodel) van de organisatie betekent investeren in het voortraject voor het doen slagen van zinvolle en waarde toevoegende veranderprojecten.

Weten waarom je een project start en wat het beoogde resultaat is geeft daarnaast voldoening bij zowel de vragende (demand) partij en de leverende (supply) partij, welke de resultaten zal omarmen, waarop uw projecten nog meer waardevol worden. Het is het investeren waard!

Informatiemanagement: De roadmap voor Business Intelligence

Niet zelden zien we binnen de grote financials datawarehouse en BI-projecten sneuvelen, of in elk geval minder succesvol zijn dan verwacht (of gehoopt?). Centrale aansturing en regie-voering voor eenduidige managementinformatie is key!
In de tijd dat steeds meer organisaties zich laten leiden door interne 'informatiediensten' en dus afhankelijk worden van goed georganiseerde en betrouwbare managementinformatie, krijgt de informatiemanager meer verantwoordelijkheid om de trategie en uitvoering van 'BI-projecten' goed te organiseren en de regie hierin te hanteren.

In met name grotere organisatie, zeker daar waar sprake is van fusies, overnames, etc., zien we dat de organisatie van managementinformatie nog lang niet voldoende geacht wordt. Veelal heeft dit te maken met het gebrek aan kennis van de (bron-)systemen van reeds 'geïntegreerde' bedrijfsonderdelen. Vaak betreft het ook het gebrek aan regie-voering over hoe de (meest belangrijkste) bronsystemen in een datawarehouse opgenomen moet worden om dit vervolgens beschikbaar te kunnen stellen. Soms speelt het politieke machtsspel ook een rol, met name wanneer bedrijfsonderdelen de regie willen (blijven) voeren over hun eigen deel van de informatiehuishouding.

Een centrale aanpak voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van geïntegreerde managementinformatie - essentiëel voor "single version of the trough" - is noodzakelijk om een datwarehouse en Business Intelligence project te doen slagen. Een optimale samenwerking tussen de beoogde eindgebruikers (de business) en de organisatie-eenheid die dit moet realiseren (IT) is van groots belang om succesvol te zijn. In sommige organisaties wordt daarbij gebruik gemaakt van een BICC waar beide disciplines aanwezig zijn, maar waarbij het nog niet vanzelfsprekend is dat dit tot succes leidt.

Informatiematiemanagement kan (en moet?) een belangrijke rol spelen en het pad uitstippelen t.a.v. doelstellingen voor de business en de daarbij behorende aanpak. Dit zowel voor het opstarten van de juiste projecten (organisatie, inrichting, volgorde en uitvoering), de participatie van de beoogde gebruikers (informatiebhoefte, draagvlak en implementatie) als voor het in beheer nemen en toekomst-vast houden van de op te leveren systemen (functioneel beheer). De aanpak (roadmap) is niet voor elke organisatie gelijk. Dit hangt mede af van de complexiteit van de organisatie en de informatiehuishouding, en van het volwassenheidsniveau waarop dit uitgevoerd wordt. Het is daarom raadzaam hier van tevoren goed over na te denken en te realiseren dat Business Intelligence projecten veel tijd en geld kosten, maar bovenal moed en samenwerking vergen van alle betrokken bedrijfsonderdelen. Weten waaraan je begint, wat je wil, hoe dit gedaan moet worden en waarom dit noodzakelijk is voor de organisatie vergt een heldere aanpak en dus roadmap voor het doen welslagen van uw BI-project!

Heeft u uw roadmap voor Business Intelligence al opgesteld?

"Informatieplanning? Daar doen wij niet aan!"

Vandaag de dag is het haast niet meer denkbaar: Het organiseren van de benodigde informatievoorzieningsproducten voor nu en in de toekomst en de afstemming ervan tussen gebruikers en leveranciers.

Bij het uitpakken van nog wat verhuisdozen met boeken kwam ik het befaamde boek "Informatieplanning; puzzelen met beleid en plan" tegen van Hopstaken en Kranendonk (1991). Verplichte kost tijdens mijn opleiding Bedrijfskundige Informatica. Dit boek brengt mij op de herinnering van een opdragcht die we n.a.v. de colleges voor dit vak in de praktijk moesten uitvoeren met als doel te onderzoeken in hoeverre de theorie in de praktijk werd toegepast.

Met een aantal mede-studenten kwamen we in gesprek met een automatiseringshoofd, verantwoordelijk voor de planning en organisatie van de automatisering, van een gerenommeerd internationaal opererende organisatie. Na wat discussie t.a.v. hoe informatiemanagement in deze organisatie georganiseerd was en wat er allemaal bij komt kijken kwam de betreffende persoon tot de slotsom met de uitspraak:  "Informatieplanning? Daar doen wij niet aan!". Wij waren stomverbaasd en gingen vertwijfeld met dit verhaal naar de docent met de vraag of we nu iets van hem voorgeschoteld kregen wat in de praktijk niet toegepast wordt.

Ook vandaag de dag zullen organisaties bestaan die een dergelijke uitspraak zouden kunnen doen. Informatieplanning is niet 'sexy'. De essentie van informatieplanning is echter niet dat er een document op tafel komt maar dat er op alle benodigde fronten discussie wordt gevoerd en (op beleidsniveau) afspraken gemaakt worden hoe ICT helpt om klanten passend te bedienen.

Herkent u dit of heeft u een andere mening? Laat het mij weten!

De informatiemanager als spin in het web

Wie zich verdiept in het vakgebied Informatiemanagement komt al snel uit bij de gevestigde namen op dit gebied: Abcouwer, Maes, Truijens, Hopstaken en Kranendonk. Het negenvlaks-model is daarbij het meest herkenbaar. Met de theorie op zich is niets mis. Het is zelfs goed bruikbaar in de analyse van de reeds bestaande informatiseringsprocessen binnen organisaties en het vaststellen van eventuele tekortkomingen (verbeterpotentieel).

Ook BiSL (Business information Services Library) is een beproefd raamwerk waarbinnen de link tussen de (strategische) behoefte aan informatiesystement en de uitvoering (tot en met het beheer) ervan bestuurd kan worden. De rol van de informatiemanager staat daarbij centraal.

In veel organisaties zien we de rol van de Informatiemanager als centrale spil tussen de gebruikers (demand) en de IT-organisatie (supply) divers geïmplementeerd. Soms decentraal bij de diverse bedrijfsonderdelen, soms rechtstreeks onder de CIO. In een enkel geval uitgerust met ruime bevoegdheden om alle aspecten van het informatievoorzienings-proces te besturen, soms helaas beperkt en daardoor inefficient en minder effectief.

In 2011 staat centralisatie van IT centraal. Niet alleen vanuit kostenbewustzijn (en operational excellence) maar ook om de klant verder centraal te stellen en die diensten aan te kunnen bieden waar de klant behoefte aan heeft (customer intimacy), en waarbij IT tegenwoordig een cruciale rol speelt.

Kijk eens in uw organisatie of de aansturing van IT en de kwaliteit van uw informatiesystemen deze strategie nog voldoende ondersteunt. Met een kritische blik zult ook U ongetwijfeld vaststellen dat het beter georganiseerd kan. Een schone taak voor de Informatiemanager dus!

Nieuwe blog Informatiemanagement

Informatiemanagement anno 2011 is weer hot!

Organisaties komen steeds vaker voor de vraag hoe ze hun informatievoorzieningsproces moeten inrichten. Zaken als projectportfolio, informatie-architectuur, het beheer van de bestaande informatiesystemen en planning voor toekomstige aanpassingen passend bij de veranderingen van de organisatie (en haar business) zijn items die een meer professionele aanpak behoeven. Via dit Blog komen gedachten t.a.v. Informatiemanagement en de aanpak aan de orde. Uw reactie is welkom!

Met vriendelijke groet, Bob Sloot

=======================
Bob Sloot is Informatiemanager bij Accedis
Accedis is een gespecialiseerd informatiseringsbureau dat diensten verleent op het terrein van de informatievoorziening voor de financiële dienstverlening. Zij werkt vanuit de invalshoeken business en ICT en bundelt haar diensten onder de noemer informatiseren.
Accedis definieert informatiseren als:
‘Het begeleiden, inrichten, uitvoeren en beheren van processen die leiden tot het beter inrichten, beheersen en beheren van de informatievoorziening.’